25% do seu dia é desperdiçado!

É muito comum ouvir as pessoas reclamando que não têm tempo para realizar todas as suas tarefas e que gostariam de “esticar” o dia para conseguir fazer tudo dentro do prazo. Mas será mesmo que se o dia fosse mais longo, elas realmente aproveitariam essas horas a mais? Chamou-me a atenção uma pesquisa da consultoria americana Leadership IQ, que mostrou que duas horas e meia, das 9 horas diárias de trabalho, são desperdiçadas com atividades circunstanciais, isto é, que não trazem resultados relevantes para a vida profissional.

As cinco maiores causas apontadas pelos entrevistados para essa perda de tempo são: navegar na internet para melhorar a carreira (21%), para finanças pessoais (17%), sonhar acordado sobre coisas negativas (12%), conversas desnecessárias com colegas de trabalho (9%) e navegar na internet simplesmente por prazer (7%). Certamente os desperdiçadores de tempo identificam-se com alguma dessas distrações.

Pode não parecer, mas aqueles minutos que você gasta olhando e-mails pessoais ou fazendo algo na internet que não faça parte do seu trabalho, pode gerar graves conseqüências para a sua produtividade. Uma vez que é incomodada e a sua atenção desviada, uma pessoa leva em torno de 25 minutos para se concentrar novamente no que estava fazendo, o que resulta em uma perda de tempo de mais de duas horas diárias com atividades sem importância.

Fizemos um estudo com mais de 15 mil brasileiros sobre como gastamos o nosso tempo. O resultado é surpreendente: apenas um terço dele é gasto com atividades realmente importantes e quase 40% é destinado às questões urgentes do nosso dia. As urgências caracterizam-se pelas tarefas que possuem curto prazo de execução ou então este já se esgotou. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, elas podem ser evitadas para não trazerem preocupações futuras e para que essas atividades sejam feitas de uma melhor maneira e sem pressa. Por isso, sugiro algumas formas de aproveitar melhor o tempo e não acumular pendências a todo o momento:

* Não adie, faça! – As pessoas possuem a tendência de adiar as tarefas que consideram mais complexas ou chatas de serem feitas, deixando-as para a última hora. Essa atitude de “empurrar com a barriga” pode ser bom naquele momento que você se vê livre dela, mas depois ela voltará como pendência e precisará ser feita com urgência. Por isso, não deixe para depois, faça aos poucos, mas faça!

* A pressa é inimiga da perfeição – Se você possui algo que precise ser bem feito e com atenção aos detalhes, não deixe para a última hora. Se isso virar uma urgência, você terá pouco tempo para fazê-la, revisá-la e, provavelmente, essa atividade não sairá tão boa quanto deveria ou quanto você seria capaz de fazer. Comece agora e faça-a com calma e dedicação. Não deixe que distrações tirem a sua concentração.

* Programe-se – Sempre digo que as pessoas não devem acreditar em administração do tempo, mas sim praticá-la e ver os resultados. Use sua agenda, caderno ou mesmo um programa de computador e organize o que precisa ser feito nesta semana. Se possível, separe as tarefas importantes das urgentes. Essa programação o ajudará para que não seja pego de surpresa com algo que já deveria ter sido planejado com antecedência.

Use bem o seu tempo e dedique boa parte dele para resolver as questões importantes da sua vida ou do trabalho, pois são elas que trarão bons resultados para você a médio e longo prazos.