- Estabeleça previamente os propósitos da reunião - Para que uma reunião seja produtiva, todos particpantes devem estar preparados e esclarecidos sobre o motivo da reunião, bem como sobre o que será discutido nela. Reuniões de última hora devem ser evitadas.
- Convoque certo - É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Fazer número na sala de reunião é despediçar o tempo de algumas pessoas.
- Abra a reunião explicitando os propósitos - Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante toda a reunião.
- Permaneça em pé – Christian afirma que sempre conduz reuniões para clientes de pé, pois dessa forma ele evita conversas paralelas em função de seu posicionamento, observa os participantes e também referencia visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
- Utilize um relógio no centro da mesa – Ter o controle do tempo da reunião é um desafio para os condutores da mesma, assim uma solução a isso seria um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas ao condutor. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.
- Registre a memória da reunião – Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos pode ser uma boa saída.
- Avalie o processo – Para ajudar a você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução.
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